El servicio extrae los datos de los documentos y los entrega en formato digital

Escrito por RAQUEL F. VALDIVIA

En la tendencia actual de transformación digital en la que la sociedad está sumida y en la que a la vez están involucrados todos los sectores y departamentos de la empresa, son muchas las compañías que se encuentran a diario con el problema de tener que mecanizar cientos de facturas y documentos en formato papel o PDF.

A pesar de que los negocios están en continua transformación para adaptarse a esta transformación del modo de trabajar con las nuevas tecnologías, aún muchos de ellos cuentan con trabajadores que emplean la mayor parte de su tiempo y recursos en elaborar tareas tan repetitivas como estas. Un panorama que está cambiando gracias a proyectos innovadores que ‘startup’ emprendedoras desarrollan con el objetivo de facilitar y agilizar el trabajo diario de empresarios y empleados; Un claro ejemplo de ello es ‘Facturmatic’.

Facturmatic acecha con convertirse en la herramienta indicada para la transformación digital de las asesorías y departamentos contables. Aunque la factura y el pedido electrónico tiene una aplicación cercana al 90% en algunos sectores como la distribución, existen otros en los que casi todos los documentos se encuentran aún sin mecanizar, en papel o en formatos que no pueden modificarse de forma digital. Es ahí donde Facturmatic hace que los empleados dejen de emplear tiempo en hacer tareas repetitivas y aporten valor a otras tareas de la asesoría o el departamento contable.

Este proyecto, de origen granadino, surge en un viaje en el que participaron algunos de sus socios fundadores, en el que se dio la conversación del problema y calentadero de cabeza que suponía para uno de ellos, como responsable de administración de una empresa, la contabilización y mecanización de las facturas de proveedores. Especialmente porque estas tareas rutinarias le restaban tiempo a su equipo para realizar otras actividades de más valor para su compañía: gestión de compras, proveedores, análisis de costes, etcétera.

Bajo el conocimiento y experiencia profesional de otro de los fundadores de ‘Facturmatic’ en soluciones documentales, esbozaron juntos una posible solución a este problema tan común en el ámbito empresarial. De ahí a una hoja de papel para analizar su viabilidad, pros y contras, mercado, competidores, sustitutivos, lo que ahora se conoce como un ‘Business Canvas’, para posteriormente montar el proyecto, que según explican ellos mismos «esperemos en los próximos años se convierta en una empresa de éxito».

Actualmente, y tras haber validado la solución con usuarios finales, el equipo sigue ajustando el modelo para conseguir adaptarlo lo mejor posible a las posibles necesidades de futuros clientes, motivo por el que aún este servicio no se ha lanzado al mercado.

Rápido y eficaz

Facturmatic es un servicio que extrae los datos de las facturas y los entrega a los usuarios de la plataforma en menos de 48 horas, con una calidad del 99,5 %. Las empresas envían las facturas por email o las suben a su área de usuario, y en un tiempo récord de menos de dos días reciben un fichero compatible con su programa de contabilidad. Desde su área de usuario, en esta plataforma el cliente puede hacer un seguimiento del proceso y siempre que lo estime necesario aportar algún dato más que resulte significativo. Por ejemplo, si alguna factura es errónea, automáticamente la plataforma avisa al usuario para que éste proceda a pedirla de nuevo al proveedor o en el caso de que esté mal escaneada, se vuelva a enviar.

En la fase inicial en la que se encuentra este proyecto, todos los esfuerzos por parte de su equipo desarrollador se centran en la optimización y validación del servicio, con el que esperan que sus clientes puedan mejorar considerablemente sus procesos.

El principal objetivo de este servicio es que los clientes cuenten con una transición sencilla para completar su transformación digital.

A día de hoy el proyecto está siendo validado en un piloto cerrado, a la espera de lanzarse pronto con la maquinaria ajustada. Además, la compañía tiene ya planes para expandir los servicios a sus futuros clientes y expandir su mercado, ya el servicio es muy escalable y llegará a ser aún más competitivo en mercados europeos.

Tal y como argumenta su socio fundador, Ignacio Zafra, «La puesta en marcha del SII (Sistema Inmediato de Información del IVA) a primeros de Julio para muchas empresas y la próxima obligatoriedad del mismo para todas la empresas, va a convencer a muchas empresas a usar Facturmatic; Ya que vamos a ser claves para que cumplan con el procesado completo de la factura y el envío de los datos fiscales en menos de 96 horas.»

En busca de financiación

Para alcanzar los objetivos de expansión y optimización de los servicios que ofrece esta plataforma digital, el proyecto requiere de recursos y financiación, motivo por el que la compañía se presentan a la cita del emprendimiento clave del Sur de España: Alhambra Venture. En este evento dedicado en exclusiva al aceleramiento de proyectos innovadores, esperan conseguir un respaldo definitivo para su idea y dar a conocer este innovador servicio a entidades interesadas en este tipo de oportunidades.

Entre sus metas más cercanas se encuentra la de alcanzar una cuota de mercado significativa en el mercado español entre las asesorías contables medianas, grandes, y PYMES que no externalizan la contabilidad. En un futuro la firma tiene pensado expandirse a los principales mercados europeos, donde los mayores costes laborales juegan a favor de Facturmatic.